Kto tworzy plan finansowy szkoły?

Plan finansowy szkoły to roczny dokument potwierdzający dochody i wydatki placówki na dany rok budżetowy. W artykule dowiesz się, kto jest odpowiedzialny za opracowanie projektu budżetu szkoły, jak przebiega i z jakich etapów składa się ten proces oraz jak wesprzeć kadry księgowe w jego realizacji.

Do czyich kompetencji należy planowanie budżetu szkoły?

Plan finansowy szkoły, jako plan finansowy państwowej jednostki budżetowej, tworzony jest przez dyrektora placówki. Dyrektor odpowiada za przygotowanie projektu budżetu szkoły, jego modyfikację oraz za realizację zatwierdzonego budżetu. Planowanie budżetu szkoły nie może zostać przekazane innej osobie ani instytucji – zgodnie z obowiązującymi procedurami tylko dyrektor ma prawo wprowadzać zmiany w dokumencie.

Wcześniej jednak organ prowadzący – czyli wójt, burmistrz lub prezydent miasta – dostarcza szczegółowe informacje i wytyczne niezbędne do opracowania planu. Mogą one dotyczyć m.in. metod ustalania poziomu wydatków, wskaźników oraz priorytetów w wydatkowaniu środków.

Planowanie finansów szkoły – terminy

Opracowanie i zatwierdzenie projektu planu finansowego szkoły musi przebiegać według ściśle ustalonego harmonogramu.

• Do 15 listopada – wójt, burmistrz lub prezydent miasta przedstawia projekt uchwały budżetowej radzie gminy i regionalnej izbie obrachunkowej.
• W ciągu 7 dni od przekazania projektu – organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego (JST) przekazuje szkole dane niezbędne do opracowania planu finansowego.
• W ciągu 30 dni od otrzymania informacji, nie później niż do 22 grudnia – dyrektor szkoły przygotowuje projekt planu finansowego na kolejny rok.
• Do 27 grudnia – JST analizuje projekt planu finansowego pod kątem zgodności z projektem uchwały budżetowej.
• Do 31 stycznia – rada gminy przyjmuje uchwałę budżetową.
• W ciągu 21 dni od uchwalenia budżetu – organ wykonawczy JST przekazuje szkole ostateczne kwoty dochodów i wydatków.

Na podstawie przekazanych danych dyrektor dokonuje niezbędnych zmian i sporządza ostateczny plan finansowy.

Opracowanie planu finansowego szkoły z systemem Sigma

W przygotowaniu projektu planu finansowego szkoły dużym wsparciem może być specjalistyczne oprogramowanie, takie jak system Sigma. Umożliwia jednostkom oświatowym tworzenie projektów planów finansowych zgodnych z klasyfikacją budżetową oraz obowiązującymi przepisami.

Program wspiera analizę danych i pozwala na szybkie wprowadzanie zmian. Dzięki temu dyrektorzy szkół mogą skuteczniej zarządzać budżetem szkoły, w tym wykorzystując opis organizacji swojej placówki w zatwierdzonych arkuszach organizacyjnych do automatycznego wyznaczenia wynagrodzeniowej części projektu planu finansowego m.in. planowanych nagród i odpraw. Sigma jako program wdrażany centralnie przez organ prowadzący dla wszystkich jednostek podległych ułatwia dostosowywanie projektu planu finansowegou szkoły do otrzymanych wytycznych z jednostki samorządu terytorialnego oraz przygotowanie niezbędnych dokumentów do weryfikacji i zatwierdzenia.

Organy prowadzące zlecają placówkom oświatowym przygotowanie prognozy wydatków na kolejny rok budżetowy jeszcze przed formalnym opracowaniem projektu budżetu JST. To organ prowadzący ustala dokładny termin składania wstępnych materiałów planistycznych. W praktyce przekazanie wytycznych szkołom następuje w sierpniu/wrześniu, a złożenie przez placówki prognozy wydatków zazwyczaj odbywa się do 15-30 września. Wykorzystanie Sigmy do realizacji tego zadania w tak krótkim terminie jest ogromnym ułatwieniem zarówno dla placówek oświatowych, jak i dla wydziałów odpowiedzialnych za nadzorowanie projektu budżetu oświaty.

Korzystanie z programu Sigma umożliwia szybkie przeanalizowanie wykonania budżetu w poprzednich latach. Tworząc prognozę na kolejny rok warto zwrócić uwagę m.in. na niedoszacowane lub niezrealizowane wydatki w roku poprzednim, rosnące koszty stałe oraz wydatki jednorazowe, których w kolejnym roku nie należy powielać np. zakup tablic interaktywnych. 

Co musi obejmować plan finansowy szkoły?

Każdy plan finansowy jednostki budżetowej, w tym plan finansowy szkoły, musi być sporządzony w układzie dział–rozdział–paragraf klasyfikacji budżetowej. Określone są zarówno źródła dochodów, jak i wszystkie planowane wydatki. Poniżej znajduje się lista elementów, które należy ująć w projekcie:

• wynagrodzenia osobowe pracowników i pochodne;
• dodatkowe wynagrodzenia roczne;
• składki na ubezpieczenia społeczne;
• składki na Fundusz Pracy;
• wynagrodzenia bezosobowe (umowy cywilnoprawne);
• wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń;
• zakup materiałów i wyposażenia;
• opłaty mediowe (prąd, ogrzewanie, woda, gaz);
• usługi zdrowotne (badania okresowe pracowników);
• usługi pozostałe (m.in. BHP, Internet, monitoring, opłaty bankowe);
• opłaty administracyjne, czynsze, podróże służbowe;
• odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych;
• szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu Służby Cywilnej;
• wydatki inwestycyjne (np. zakup sprzętu komputerowego, kserokopiarki).

Wyszkolona kadra księgowa gwarancją sukcesu w realizacji planu finansowego szkoły

Oprócz nowoczesnych narzędzi informatycznych, cennym źródłem wiedzy i aktualnych interpretacji przepisów są wydarzenia branżowe, takie jak Kongres Księgowych i Płacowych Oświaty organizowany przez VULCAN. To coroczne spotkanie specjalistów z zakresu finansów i płac w oświacie, które gromadzi praktyków i ekspertów, jest bardzo cennym szkoleniem księgowych, i stanowi inwestycję w kadrę biegle zaznajomią z kluczowymi zagadnieniami z branży.

Uczestnictwo w kongresie pozwala nie tylko poszerzyć wiedzę związaną z planowaniem budżetu szkoły i zarządzaniem środkami publicznymi, ale także uzyskać odpowiedzi na pytania wynikające z codziennej pracy w jednostce budżetowej. Omawiane są tam m.in. zmiany legislacyjne, interpretacje organów nadzorczych i dobre praktyki w zakresie sporządzania planu finansowego szkoły.

Kto zatwierdza plan finansowy szkoły?

Zatwierdzenie planu finansowego szkoły należy do dyrektora placówki. Dyrektor może zatwierdzić plan dopiero po zaopiniowaniu projektu i upewnieniu się, że planowane dochody i wydatki są zgodne z uchwałą budżetową.

Zatwierdzony dokument trafia do wójta, burmistrza lub prezydenta miasta, którzy sprawdzają jego zgodność z projektem budżetu. W przypadku rozbieżności mogą zażądać wprowadzenia zmian.

Zobacz też: Tematy na lekcje wychowawcze – pomoc dla nauczycieli

Zmiany w planie można wprowadzać w dwóch trybach:

• zarządzeniem wójta, burmistrza lub prezydenta – na wniosek dyrektora;
• samodzielnie przez dyrektora – jeśli posiada upoważnienie JST.

Każda zmiana musi zostać zgłoszona w ciągu 7 dni od jej wprowadzenia.